Tips Bagi Anda yang Kesulitan Mengatur Cuti Karyawan

Tips Bagi Anda yang Kesulitan Mengatur Cuti Karyawan

Pengajuan cuti sama pusingnya dengan mengatur jadwal karyawan. Bukan yang tersulit namun cukup merepotkan karena bersifat personal. Anda harus berpikir bagaimana bisa membagi cuti secara adil kepada seluruh karyawan. Namun begitu, bukan masalah jika tidak ada solusi termasuk bagaimana Anda menangani dan mengatur cuti karyawan.

Nah, berikut tips dan saran bagaimana Anda seharusnya mengatur cuti karyawan.

Tentukan Kebijakan Pengajuan Cuti

Dalam membangun kebijakan cuti, transparansi dan kejelasan menjadi penting. Seluruh lini baik karyawan, manajemen, dan pemilik perusahaan wajib memahami aturan yang mengatur tata kelola karyawan termasuk di dalamnya tentang cuti.

Buat kebijakan pengajuan cuti yang diketahui oleh semua pihak secara adil dan menghindari konflik antara perusahaan dan karyawan atau karyawan-karyawan.

Dalam membangun kebijakan pengajuan cuti Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut.

  • Cara mengajukan cuti – yaitu bagaimana karyawan bisa ajukan cuti dan bagaimana juga prosedurnya. Selain itu termasuk di dalamnya adalah bagaimana Anda bisa memantau jatah cuti yang telah diberikan kepada karyawan
  • Kapan karyawan bisa mengajukan cuti – Dalam satu tahun biasanya ada waktu-waktu di mana karyawan Anda tidak bisa cuti. Oleh karena itu Anda harus memperhatikan bulan-bulan yang sekiranya memiliki workload atau demand tertinggi. Selain itu Anda juga memperhatikan waktu-waktu luang yang memungkinkan karyawan bisa mengambil cuti bersamaan.
  • Kapan waktu cuti harus dipersiapkan – Hal tersebut dilakukan agar tidak ada permintaan cuti secara mendadak. Sebaiknya penjadwalan cuti dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sebelum masa periode selanjutnya.
  • Seberapa sering cuti dapat diajukan – Hal ini bertujuan agar tidak ada karyawan yang cuti secara bersamaan di waktu-waktu yang diperlukan. Contohnya begini, Anda bisa membuat aturan jatah cuti yaitu 10 hari cuti dalam satu tahun dengan pelarangan pengajuan cuti dua hari berturut-turut.
  • Sesuaikan dengan bisnis yang dijalankan – Anda perlu memperhatikan jenis bisnis apa yang dijalankan. Setiap bisnis memiliki workload berbeda yang memungkinkan penjatahan cuti yang berbeda pula. Biasanya bisnis manufaktur dan retail adalah jenis bisnis yang paling memusingkan dalam mengatur cuti karyawan.

 

Bagaimana Atasi Masalah Pengajuan Cuti Bersamaan?

Pengajuan cuti secara bersamaan atau overlapped time-off sejatinya bukan masalah jika dilakukan pada waktu tertentu. Namun secara etika, cuti bersamaan bukanlah hal yang baik.

Namun apabila dilakukan terlalu sering, roda produktivitas perusahaan bisa terhambat dan tentu akan berpengaruh terhadap klien atau konsumen perusahaan Anda.

Lantas bagaimana mengatur itu semua?

Ada lima tahapan atau prioritas yang bisa menjadi acuan agar tidak terjadi pengajuan cuti yang overlap di antaranya yaitu:

1. First Come, First Served

Pilihan pertama adalah first come, first served. Di mana karyawan yang mengajukan cuti terlebih dahulu diberi kesempatan untuk mendapatkan jatah cuti. Ingat, First come, First served merupakan pilihan pertama dalam mengelola jatah cuti karena mengabaikan hal-hal lain bahkan yang bersifat darurat.

2. Alasan Mengajukan Cuti

Pilihan kedua adalah berdasarkan alasan cuti. Perusahaan bisa memilih jatah cuti berdasarkan alasan urgensi karyawan. Misalnya alasan cuti hamil, urusan keluarga seperti meninggalnya anggota keluarga, hingga cuti-cuti check up kesehatan.

Cara ini sebenarnya lebih efektif dibanding first come, first served karena didasari atas kebutuhan karyawan. Namun dalam menerapkan kebijakan seperti ini, perusahaan perlu transparan kepada seluruh karyawan.

3. Senioritas

Di Indonesia sendiri aturan cuti berlaku ketika karyawan telah melewati masa satu tahun kerja. Hal tersebut juga mengacu pada faktor senioritas. Kebijakan senioritas ini merupakan kebijakan yang paling banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena karyawan yang lebih lama bekerja dianggap lebih memiliki privilege untuk mendapatkan jatah cuti terlebih dahulu.

4. Keputusan Manajemen

Kebijakan terakhir apabila terdapat perselisihan yang sulit diselesaikan hanya melalui komunikasi antar karyawan. Sebagai pihak manajemen, Anda tentunya harus menengahi antara karyawan satu dan yang lainnya ingin mengambil cuti di waktu bersamaan.

Jika keputusan nantinya akan jauh dengan kebijakan cuti yang sudah ada, pastikan Anda bisa menjelaskan kepada seluruh karyawan yang terlibat.

5. Gunakan Tools Penunjang Manajemen Cuti Karyawan

Menggunakan formulir manual sejatinya hanya akan menambah beban Anda. Alasannya, akan sulit bagi Anda untuk memantau dan mengatur jatah cuti karyawan secara manual. Pengajuan cuti dengan cara manual juga menyulitkan karyawan dan cenderung birokratis.

Sebagai pemilik perusahaan atau bagian HRD, Anda membutuhkan tools penunjang seperti aplikasi sistem informasi cuti pegawai berbasis web atau singkatnya, aplikasi cuti.

Saat ini, banyak perusahaan yang menyediakan konsultasi dan aplikasi cuti. Dengan aplikasi cuti karyawan, Anda bisa memantau jatah cuti yang diambil dan sisa cuti karyawan secara real-time tanpa harus melakukan pengecekan manual.

Selain itu, karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti hanya melalui smartphone dan prosesnya pun bisa langsung disetujui di sana. Lebih jelasnya, Anda bisa mengajukan free demo dan konsultasi ke salah satu penyedia aplikasi cuti, Talenta di sini!

 

Related Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *